Każda spółka w Chinach zaraz po skutecznej rejestracji przez właściwe biuro lokalne SAIC (State Administration of Commerce) ma obowiązek udać się do lokalnego Biura Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Public Security Bureau) w celu zarejestrowania swojej pieczęci firmowej wraz z jej wcześniej przygotowanym wzorem. Po skutecznym zarejestrowaniu pieczęci, jej wzór pozostaje na stałe we właściwym Biurze Bezpieczeństwa Wewnętrznego i będzie mógł służyć jako dowód w sprawie na wypadek ewentualnie powstałych sporów. Tę procedurę należy powtarzać w przypadku dokonania jakichkolwiek zmian, które mają wpływ na informacje znajdujące się na pieczątce, np: zmiana nazwy spółki. Wówczas przedstawiany jest nowy wzór pieczęci, a stara pieczęć zwracana jest do Biura Bezpieczeństwa Wewnętrznego. W przypadku zagubienia lub kradzieży pieczęci, spółka ma obowiązek zgłoszenia zaistniałego faktu na policję, dać ogłoszenie do lokalnej gazety o takim fakcie, a następnie wystąpić , po otrzymaniu zgody od policji, o wydanie nowej pieczęci.

Jak wygląda taka pieczątka?

Według obowiązujących przepisów pieczęć firmowa powinna mieć okrągły kształt, w jej centrum ma znajdować się gwiazda, a na około pieczęci nazwa firmy w języku chińskim. Ponadto średnica utworzonego w ten sposób koła nie może być szersza niż 4,5 cm.

Sama pieczęć często traktowana jest tak samo jak podpis osoby uprawnionej do reprezentowania spółki. Wyrazem tego są następujące przepisy:

Art. 32 Chińskiego Prawa Zobowiązań (PRC Contract Law) stanowi, że umowa handlowa będzie wiążąca jeżeli znajdą się na niej podpis osoby uprawnionej albo pieczątka firmowa.

Art. 65 Chińskiego Kodeksu Cywilnego stanowi, że pisemne pełnomocnictwo udzielane agentowi (stosunek wynikający z umowy agencyjnej) powinno zawierać pełną nazwę agenta, czas na który zostało one udzielone, zakres pełnomocnictwa oraz podpis albo pieczątka firmowa.

Istnieje jeszcze wiele innych przepisów które podkreślają wyjątkową rolę pieczęci firmowej na gruncie prawa chińskiego, zwłaszcza dotyczących składania przez przedsiębiorcę wszelkiego rodzaju dokumentów czy rozliczeń do właściwych władz lokalnych, gdzie wymagana jest wyłącznie pieczątka firmowa, której nie można zastąpić podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania spółki.  

Należy podkreślić, że z praktycznego punktu widzenia, każda osoba w której posiadaniu znajduje się pieczątka firmowa ma możliwość podejmowania wiążących prawnie spółkę decyzji. Dlatego też ważne jest, aby każda firma zarejestrowana w Chinach wprowadziła właściwą wewnętrzną politykę mającą na celu uniknięcie niechcianych sytuacji związanych ze znaczącą rolą jaką niesie ze sobą bycie w posiadaniu pieczątki firmowej.

Jakie wnioski z powyższego artykułu powinni wyciągnąć z powyższych informacji polscy przedsiębiorcy, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej na terenie Państwa Środka?

Dla własnego dobra powinni zawsze domagać się pojawienia na umowie zawieranej z chińskimi przedsiębiorcami  zarówno podpisu osoby reprezentującej chińskiego kontrahenta jak i pieczątki firmowej. Jest to o tyle istotne, że każda firma w Chinach powinna mieć tylko i wyłącznie jedną pieczątkę firmową (nie ma żadnych kopii). Należy jednak mieć na uwadze fakt, że słowo powinna wynika z obowiązujących przepisów. W praktyce natomiast wiele firm chińskich posiada kilka kopii takiej pieczątki, do której dostęp dla wielu pracowników nie jest w żaden sposób kontrolowany.

W dzisiejszej aktualizacji publikujemy artykuł „inspirowany" problemem często pojawiającym się w otrzymywanej od Państwa korespondencji. Chodzi mianowicie o bezpieczeństwo w prowadzeniu interesów w Chinach czy z chińskimi kontrahentami.  Powszechnie wiadomo, że dbałość o proces, jakim jest due diligence (sprawdzanie potencjalnych partnerów w Chinach) nie jest mocną stroną przedsiębiorców, nie tylko polskich ale i zagranicznych. Tymczasem każda firma zainteresowana prowadzeniem działalności w Chinach, czy też zamierzająca prowadzić import/eksport z/do Chin powinna zadać sobie trud sprawdzenia z kim tak naprawdę chce, lub już prowadzi interesy.

Na due diligence nigdy nie jest za późno. Często okazuje się, że długoletnie interesy, niezakłócone żadnym nieprzyjemnym incydentem kończą się nagle oszustwem.  Skąd więc wynika nasza niechęć do zachowania podstawowych środków bezpieczeństwa?  Z prostej przyczyny - wielu zarówno polskich, jak i zagranicznych inwestorów karmionych przez media opowieściami o sile i znaczeniu Guangxi bardzo często podporządkowuje ocenę wiarygodności kontrahenta jego opinii, znajomościom czy innym subiektywnym wrażeniom, zamiast wynikom podjętych czynności sprawdzających. Zdarza się także, że inwestorzy decydują się na inwestycje w Chinach pod wpływem zapewnień i zachęty ze strony przedstawicieli władz różnych szczebli. I chociaż niechęć do władzy państwowej (nie tylko centralnej) jest akurat u Polaków uwarunkowana historycznie, warto pamiętać: władza przychodzi i odchodzi (patrz: Bo Xilai i sprawa zamordowania Neila Heywooda), a biznes musi działać dalej.

Istnieje oczywiście wiele rodzajów due diligence, które mają swoje zastosowanie dla różnego rodzaju przedsięwzięć. Należy podkreślić, że używane w tym artykule znaczenie pojęcia due diligence traktowane jest w szerokim tego słowa znaczeniu – a więc zachowania tzw. należytej staranności. Samo określenie pochodzi z prawa amerykańskiego i używane jest do opisania zachowań w różnych kontekstach. W prawie polskim funkcjonuje ono bardziej w kontekście sprzedaży przedsiębiorstwa i jako takie, wiąże się przede wszystkim z procesem badania spółki, podczas którego dokonywana jest wszechstronna ocena jej kondycji. Chodzi przede wszystkim o ocenę potencjalnego ryzyka związanego z transakcją, którym mogą okazać się istniejące zobowiązania, toczące się procesy sądowe czy składy odpadów produkcyjnych szkodliwych dla środowiska (tak, to szczególnie dotyczy Chin, które systematycznie zaostrzają swoją politykę wobec fatalnego stanu środowiska naturalnego, jakości powietrza itd.). Przed podjęciem decyzji o wyborze chińskiego partnera do spółki Joint Venture czy też chińskiej spółki do przejęcia, due diligence jest absolutnie konieczne, i w tym miejscu chcemy podkreślić, że bezcelowe jest udzielanie w tej kwestii jakichkolwiek wskazówek, ponieważ proces due diligence w takich sytuacjach musi zostać przeprowadzony przez wykwalifikowane osoby, zwykle rzeczoznawców, prawników lub doradców podatkowych. Obecnie istnieje wiele firm które zajmują się due diligence dla polskich przedsiębiorców i jedyne co do czego warto mieć pewność w tej kwestii, to fakt, że wybrana przez nas firma współpracuje z chińską kancelarią. Jest to o tyle istotne, że tylko prawnicy chińskich Kancelarii (nie ma tu znaczenia obywatelstwo osób pracujących dla Kancelarii) są uprawnieni do otrzymywania wielu niezbędnych informacji w procesie due diligence od władz lokalnych. Stąd też powszechną praktyką jest poleganie na Kancelariach chińskich w tego typu przypadkach przez Kancelarie zagraniczne. Tylko bowiem prawnicy chińskich Kancelarii mogą reprezentować swojego klienta przed Sądem Ludowym, oraz tylko oni mają możliwość zwracania się w imieniu swojego klienta do władz lokalnych na wypadek zaistnienia okoliczności, które wymagają interwencji.

Dlaczego więc przeprowadzenie due diligence jest obowiązkowe dla każdego kto chce rozpocząć interesy z chińskim kontrahentem/dostawcą? Ponieważ bez tego w wielu przypadkach przedsiębiorcę spotyka rozczarowanie i zwykle niemała strata finansowa. Nie ma więc co liczyć na łut szczęścia i wierzyć, że znajomości czy czyjeś polecenie uchronią nasz biznes przed porażką – należy podjąć konkretne działania które zapewnią nam podstawową wiedzę na temat chińskiego partnera czy dostawcy.

Paradoksalnie dużo ostrożniej polscy przedsiębiorcy podchodzą do prowadzenia interesów z innymi polskimi przedsiębiorcami. Niewyobrażalny wydaje się fakt nie zawarcia umowy z drugim polskim przedsiębiorcą. Ponadto sprawdzenie swojego kontrahenta w KRS lub GUS traktujemy jako rzecz naturalną i obowiązkową. Niestety, z niewiadomych powodów, podczas robienia interesów z Chińskimi kontrahentami zapominamy o podstawowej  ostrożności. Jest to o tyle naiwne, że dużo łatwiej zostać oszukanym w kraju dla siebie obcym, tym bardziej w kraju przechodzącym tak ogromne zmiany i rozwijającym się w niesamowitym tempie, oddalonym od Polski tysiące kilometrów. Chińskie firmy i ich pracownicy ostatnio czują się coraz bardziej bezkarnie, zwłaszcza, że w mediach chińskich było i wciąż jest głośno o licznych oszustwach dokonywanych na firmach zagranicznych, przy czym podkreśla się, że nic nie da się z tym zrobić. Stąd też coraz więcej osób śmiało zaczyna oszukiwać drugą stronę. Wynika to jednak przede wszystkim z faktu, że łatwo dajemy się nabrać, nie posiadamy niezbędnych dokumentów i popełniamy proste błędy, jesteśmy zbyt łatwowierni itd. Niestety, od początku istnienia strony otrzymaliśmy kilkadziesiąt maili z prośbą o pomoc od oszukanych polskich przedsiębiorców.

Po pierwsze, zanim zaangażujesz się w jakiekolwiek biznesowe relacje z chińskim partnerem, musisz sprawdzić czy jego firma w ogóle istnieje i jest tym za kogo się podaje. Często już podjęcie tych pierwszych, oczywistych środków ostrożności może zdemaskować naszego kontrahenta czy dostawcę. Przedsiębiorca musi mieć pewność, że firma z którą się kontaktuje nie jest oszustem z dostępem do Internetu, nie jest pośrednikiem, ani tzw. firmą – łupiną, nie prowadzącą własnej działalności gospodarczej. Najlepszym sposobem na sprawdzenie chińskiego partnera jest osobista wizyta w Chinach, choć oczywiście nie najtańszym i nie zawsze dającym 100% pewność co do pomyślności transakcji. Zdarzało się bowiem, że polskie spółki wizytowały swojego chińskiego dostawcę, a mimo to transakcja w ostateczności okazywała się nieudana. Wynika to z tego, że chociaż w ten sposób możemy sprawdzić czy firma naszego chińskiego partnera faktycznie istnieje, nikt nie zagwarantuje nam, że wszystkie szczegóły transakcji, takie jak np. jakość czy specyfikacja produktu będą zgodne z naszymi ustaleniami. Aby uniknąć rozczarowania w tej kwestii, podstawą jest zawarcie dobrej umowy, o czym pisaliśmy w naszym wcześniejszym artykule tutaj i tu.

Oczywiste jest, że nie każdą firmę stać na osobistą wizytację w chińskiej fabryce. Istnieją jednak proste środki ostrożności, które każdy przedsiębiorca może podjąć nie ruszając się ze swojego biura. Podstawowym jest zapytanie chińskiego partnera o business license, czyli o pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej. Pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej musi posiadać każda chińska firma, a jej brak lub wszelkie oznaki zmieszania chińskiego partnera po zapytaniu o nią są jednoznacznym sygnałem, że mamy do czynienia z oszustem. Śmiało możemy stwierdzić, że większość oszustw z którymi mieliśmy do czynienia mogło zostać wyeliminowane tym jednym, prostym pytaniem, a dowodem na to, że ciągle i nieustannie należy polskim przedsiębiorcom przypominać o znaczeniu business license jest fakt, że żadna oszukana firma która zgłosiła się do nas nie posiadała kopii tego dokumentu.

Nie jest to oczywiście regułą, oszustów można przecież również podzielić na sprytnych i mniej sprytnych. Po wyeliminowaniu tych mniej sprytnych, musimy wziąć pod uwagę, że sam fakt otrzymania od naszego partnera kopii pozwolenia jest dopiero połową sukcesu. Panuje dość powszechna opinia, że Chińczycy potrafią skopiować praktycznie wszystko. Nie musimy chyba wspominać, że to tyczy się również dokumentów. Aby być pewnym, że otrzymane przez nas business lisence nie jest wyłącznie wydrukiem laserowej drukarki na kredowym papierze, należy sprawdzić autentyczność zawartych w niej informacji. Tutaj niestety może spotkać nas rozczarowanie – w Chinach nie istnieje żaden ogólnodostępny system w którym znajdziemy informacje na temat zarejestrowanych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w rodzaju naszego Krajowego Rejestru Sądowego. Dlatego należy sprawdzić autentyczność tychże dokumentów we właściwym biurze SAIC (State Administration of Industry and Commerce). Na 31 biur w całych Chinach tylko 8 posiada internetowy system, poprzez który można sprawdzić chińską firmę. Pośród nich tylko w przypadku trzech biur: (w Chongqing, Prowincji Henan i Guizhou) istnieje ogólnodostępna, bezpłatna baza danych. W pięciu innych biurach znajdujących się w Prowincji Liaoning, Guangdong, Jiangxi i regionie autonomicznym Mongolia Wewnętrzna dostęp do internetowej bazy danych jest płatny i oferowany jest tylko zarejestrowanym członkom. Ponadto, biuro w prowincji Jinlin udostępniło numer telefonu, pod którym można uzyskać interesujące nas informacje. Oznacza to jednak, że w przypadku reszty biur nie ma innej możliwości jak udanie się do właściwego biura osobiście lub przez upoważnioną w tym celu osobę. Co więcej należy podać uzasadniony powód dlaczego dane te są nam potrzebne.

Ze względu na barierę językową, istnieją firmy które oferują dokonanie takiej usługi, także Kancelaria prawna może zweryfikować dla nas dane zawarte w business license, oczywiście nikt jednak nie robi tego za darmo. Będąc na miejscu w Chinach, możemy dokonać weryfikacji podanego telefonu firmy za pomocą serwisu oferowanego pod numerem 114, do tego jednak również potrzebny jest nam chiński. Wybierając numer 114 możemy tylko jednak otrzymać informację na temat numerów lokalnych. Dla przykładu, jeśli jesteśmy w Szanghaju, będziemy mieli dostęp tylko do informacji dotyczącej wyłącznie numerów telefonów w tym mieście. Stąd też jeżeli interesują nas numery spoza Szanghaju, należy wybrać 0, potem kod miasta z którego obszaru numer telefonu nas interesuje, a dopiero na końcu wybieramy 114. Odpowiedź na pytanie jak dokładnie działa numer 114, można uzyskać bezpośrednio na stronie chińskiego Ministerstwa Handlu.

Pod tym adresem istnieje możliwość zadawania pytań związanych z działalnością gospodarczą, odpowiedzi udzielane są szybko i co najważniejsze, wystarcza tu znajomość języka angielskiego. Nie znając języka chińskiego, możemy także sprawdzić dane na tzw. żółtych stronach pod adresem http://www.yp.net.cn/english/, aczkolwiek brak danych firmy której szukamy nie zawsze oznacza, że firma nie istnieje – nie każdy przecież musi znajdować się na żółtych stronach. Co więcej możemy zrobić w celu weryfikacji business licence? Przede wszystkim, sprawdzić samemu czy adres zgadza się z numerem telefonu – często bowiem oszuści podają numer telefonu pochodzący z innej prowincji niż adres położenia firmy. Może też okazać się, że po wybraniu numeru dodzwonimy się do osoby prywatnej, a nie firmy. W przypadku gdy adres ma dotyczyć fabryki, z pewnością nie powinien wyglądać on tak:

Wuzhou International Building, 807 ZhaoJiaBang Road.

tylko raczej tak:

 Chinese mainland No.3 Shuixiang Jiangbei Industry Area, Huaide Village, Hu Men Town, Guangdong, China.  

Zwróćmy więc uwagę, czy nasza fabryka nie znajduje się czasem w centrum Szanghaju, bo i tak słabej jakości oszustwa się zdarzały. Pomocnym narzędziem w tej kwestii może okazać się Google maps, wystarczy wkleić adres, także w j. chińskim, aby przekonać się gdzie jest położona fabryka naszego dostawcy.  

Po drugie, wpłacajmy pieniądze tylko na konto firmowe. Nigdy, pod żadnym pozorem nie zgadzajmy się na wpłatę pieniędzy na konto prywatne. Jest to uwarunkowane kilkoma powodami: po pierwsze każda firma musi posiadać konto firmowe. Jeżeli takiego nie posiada, to oznacza, że mamy do czynienia z oszustem. Zawsze.

Z reguły firma przy rejestracji ma obowiązek podania numeru konta we właściwym biurze SAIC (State Administration of Industry and Commerce), stąd też prośmy naszego kontrahenta o dostarczenie zaświadczenia z SAIC o numerze konta. Zaświadczenie z banku, że konto jest kontem firmowy także powinno wystarczyć.

W przypadku wpłaty na konto prywatne, wręcz prosimy chińskiego kontrahenta o to by nas oszukał, bo proszę nam wierzyć, szanse na odzyskanie tychże pieniędzy są bardzo małe, nawet jeżeli pierwotnie celem chińskiej firmy nie było oszukanie Państwa, a problem powstał np. w wyniku działania pracownika. Chińskie prawo w tej kwestii jest bardzo jasne: wszystkie pieniądze pochodzące z transakcji handlowych mają być wpłacane na konta firmowe. Nie ulegajmy „prośbom" chińskiego kontrahenta, mówiącego, że w wyniku wpłaty na konto prywatne on uniknie podatku itp. Sprawdźmy jak zareaguje na propozycję np. pokrycia różnicy. Jeśli wciąż będzie nas namawiał na wpłatę na konto prywatne, oznacza to, że jest po prostu zwykłym oszustem.

Zdarza się, że fabryka z którą nawiążemy kontakt nie ma licencji eksportowej, korzysta zatem z pomocy innej fabryki, posiadającej licencję. W takiej sytuacji, do umowy łączącej nas z dostawcą/kontrahentem wprowadzamy na tę okoliczność odpowiedni zapis, włącznie z firmowym kontem bankowym fabryki, na konto której zostaliśmy zobowiązani przelać całość bądź część należności. W żadnym wypadku nie oznacza to, że główny dostawca może prosić nas o przelew na konto prywatne.

Po trzecie, sprawdźmy czy numer konta na umowie, business license i fakturze jest taki sam. Nigdy nie zgadzajmy się, także na żadne zmiany konta w trakcie prowadzenia interesów jako, że jest to najczęściej wykorzystywana możliwość do oszustw przez różnego rodzaju hakerów czy byłych pracowników firm. Proszę nam wierzyć, ale w Chinach mało jaka firma dba o zachowanie poufności i każdy pracownik ma dostęp do prawie wszystkich dokumentów, tak samo jak miałkiej jakości hakerzy. Jest to już sprawdzony schemat na oszustwo. Otrzymujemy maila z tego samego lub podobnego adresu o tym, że z jakiś powodów nastąpi zmiana konta. Wpłacamy pieniądze, które de facto nie docierają do chińskiego kontrahenta, a na konto prywatne zarejestrowane tysiąc kilometrów dalej, co powoduje, że już ich nigdy nie zobaczymy. Niestety, z reguły firma nie poczuwa się do odpowiedzialności, a często nawet nie wierzy naszej wersji wydarzeń bojąc się, że to my chcemy ją oszukać. O przypadkach tego typu oszustw ostrzegaliśmy już Państwa w artykułach:

1. Uwaga na podrabiane maile

2. Najczęstsze oszustwa

3. Najczęstsze oszustwa cz. II

Nie zniechęcamy Państwa oczywiście do nawiązywania kontaktów z chińskimi dostawcami z polecenia. To też jest jeden ze sposobów na uzyskanie informacji, nie bójmy się zatem zadawać pytań, także tych niewygodnych – w końcu chodzi o pomyślność naszego przedsięwzięcia. Proszę jednak pamiętać o podstawowych środkach ostrożności opisanych powyżej i nigdy nie brać wszystkich zapewnień dostawcy czy kontrahenta za dobrą monetę. W przeciwnym razie może nas to drogo kosztować.